Yönetim sürecinde verimlilik tek başına bir gösterge olarak alınmamalı, etkililik/etkinlik de değerlendirilmelidir. Bu ilişki şematik olarak aşağıda gösterilmiştir. Tüm yönetim etkinlikleri 4 temel yönetim işlevi altında toplanmıştır.

• Planlama
• Örgütleme
• Liderlik etme
• Kontrol Yöneticinin sahip olması gereken yetenekler aşağıda verilmiş olup bu yeteneklerin uygulamaya dönüştürülmesi “Yetkinlik” olarak değerlendirilmelidir.
• Kavramsal (örgütün ilgi ve etkinliklerini koordine edecek zihinsel beceri)
• İnsan ilişkileri (insanlarla birlikte çalışma, anlama ve güdülendirme)
• Teknik (uzmanlaştığı alanda araç, yöntem ve teknikleri kullanma becerisi)
• Politik (güç tabanı oluşturma ve doğru “bağlantıları” kurma)

1. Amaç Stratejik Hedef Tehdit İlişkisi

Hepimizin yaşam döngümüz içinde yapmak istediğimiz işler, ulaşmak istediğimiz hedeflerimiz vardır. Emekli olduğumuzda bir tatil kasabasında yaşamak, çocuklarımızın geleceği için yatırımlar yapmak, yarışmalara katılıp “köşeyi dönmek”. Bütün bu örneklerin hepsi henüz oluşmamış, gerçekleştiğinde istediklerimize ulaşabileceğimiz hayallerimizdir. Bu hayallerimizi uzakta, ulaştığımızda mutlu olacağımız bir ada ya da vaha olarak düşleyelim. İşte bu nokta bizim “Bireysel Amacımız”dır; kurumsal olarak baktığımızda ise “Ülkümüz” dür (Vizyon). Bireysel amaçlar nasıl bireyleri bir noktaya odaklarsa, ülkü de kurumlar için birer kutup yıldızıdır.

Düş yolculuğumuzu biraz daha gerçekçi kılıp araya dağ, tepe, nehir gibi bazı engeller koyalım. Bu engeller aslında günlük yaşamda da karşılaştığımız, parasal sorunlar, bilgi eksikliği, belirsizlikler gibi “problemler” veya bize engel olarak gözüken “fırsatlardır”. Şimdi siz nehrin beri yakasında duruyor ve o çok uzaklardaki amacınıza ulaşmak istiyorsunuz, arada nehir gibi bir engel var.

Ne yaparsınız? Kimimiz önce ayaklarını nehrin suyuna sokup soğukluğunu anlamaya, derinliğini ölçmeye çalışır, kimimiz hemen suya atlayıp yüzerek karşıya geçmeye çalışırız, kimimiz de başkalarıyla birlikte “köprü” yaparak kendimizle birlikte başkalarını da karşıya geçirmeye çalışırız. İşte bu çözümlerin her biri birer “PROJE”dir ve her birinin kendine göre bir “STRATEJİ”si vardır.

Kurumsal olarak baktığımız da bütün bu yaklaşımlara “VAZİFE” (Misyon) olarak adlandırıyoruz. Vazife, iki temel unsur içerir: Bunlardan ilki “AMAÇ”, ikincisi “GÖREV”dir. Bu köprünün oturduğu ayaklar ise “DEĞERLER”dir. Bu değerlerin ne ölçüde sağlam ve güvenilir olduğu doğrudan projemizi etkileyecektir.

2. Proje Nedir?

Örgütler “İş” yapmak üzere kurulurlar. İş genelde “Operasyon” ve “proje”leri kapsar. Her ikisinin de ortak özellikleri:

• İnsanlar tarafından yapılırlar
• Sonlu kaynakları kullanırlar
• Süreç veya alt süreçlerle tanımlanabilirler
• Planlanır, yürütülür ve kontrol edilirler Operasyonlar “süre giden” ve “tekrarlanan”, projeler ise “geçici” ve “özgün”dür.

PROJE, özgün ürün veya hizmet yaratmak üzere ortaya konan geçici bir çabadır.

Geçicilik: Son nokta, proje hedeflerine ulaşıldığı veya ulaşılamayacağının anlaşıldığı andır. Zaman süresi olarak kısalığı ifade etmez. Proje için yapılan çalışmanın “geçici” olması çalışmanın belirli bir başlangıç ve bitişinin olduğunu belirtir. Projenin geçici olması onun kısa süreli olması anlamına gelmez; kimi projeler yıllarca sürebilir. Proje süresi ne kadar uzun olursa olsun bu süre sonludur. Proje çalışmaları ile hedeflenen sonuca ulaşıldığında, proje hedeflerine ulaşmanın mümkün olamayacağı anlaşıldığında veya projeye ihtiyaç kalmadığında proje bitirilir.

Projeler süregiden, tekrarlanan ve alışılagelmiş etkinlikler değildir. Projeler geçici olmakla beraber geçicilik olgusu genellikle proje sonucunda ortaya çıkan ürün veya hizmet için geçerli değildir. Çoğu projeler kalıcı bir sonuç bırakmaya yöneliktir. Örneğin bir anıt yapmak için gerçekleştirilen proje, etkisi yüzyıllar sürecek bir ürünü ortaya çıkartır. Bazen istemli veya istemsiz olarak yürütülmekte olan projenin sosyal, ekonomik veya çevre sel etkileri proje boyutunu aşan sonuçlar da oluşturabilir. Projelerin geçiciliği, yürütülmekte olan çalışmanın diğer nitelikleri ile de uyumludur.

 Bir fırsat veya yeni bir Pazar talebi genelde geçici bir süre için geçerlidir. Bazı projelerin ürünlerini veya hizmetlerini oluşturması için sınırlı bir süresi vardır.

 Proje ekibi çoğunlukla proje tamamlandıktan sonra dağılır. Proje ekibi üzerinde çalışılacak olan bir proje için kurulur ve proje bitişi ile beraber proje ekibi dağıtılır.